System 03 · Informationen
Dokumenten- & Datenintelligenz
Das System liest Dokumente, erkennt relevante Felder und überführt sie mit Prüfregeln in strukturierte, weiterverwendbare Daten.
Aus PDFs, Scans und E-Mails werden nachvollziehbare Daten für Fachprozesse.
Anwendungsfall besprechenTypische Ausgangslage
- Rechnungen, Verträge oder Formulare werden manuell übertragen.
- Unterschiedliche Layouts führen zu Fehlern und Nacharbeit.
- Wichtige Informationen sind vorhanden, aber nicht auswertbar.
Was das System leistet
- Text, Tabellen und relevante Felder erkennen
- Dokumente klassifizieren und Geschäftsfällen zuordnen
- Werte gegen Regeln und Stammdaten validieren
- Ergebnisse mit Herkunft und Konfidenz übergeben
Best Cases
Konkrete Anwendungen statt abstrakter Versprechen.
Dokumentenintelligenz verbindet KI-Erkennung mit verbindlicher fachlicher Prüfung.
Rechnungsverarbeitung
- Situation
- Eingehende Rechnungen haben unterschiedliche Formate.
- System
- Kopf- und Positionsdaten werden extrahiert und gegen Regeln geprüft.
- Nutzen
- Weniger Erfassungsarbeit und nachvollziehbare Ausnahmen.
Vertragsanalyse
- Situation
- Fristen, Klauseln und Pflichten sind über viele Dokumente verteilt.
- System
- Das System markiert relevante Passagen und strukturiert Kerndaten.
- Nutzen
- Schnellere Vorprüfung ohne die rechtliche Endkontrolle zu ersetzen.
Formular- und E-Mail-Eingang
- Situation
- Anträge erreichen das Unternehmen über verschiedene Kanäle.
- System
- Inhalte werden klassifiziert, Pflichtangaben erkannt und Fälle vorbereitet.
- Nutzen
- Einheitlicher Eingang für nachgelagerte Fachprozesse.
Ablauf
So arbeitet das System
Nicht vier isolierte Phasen, sondern ein durchgängiger Weg: Jeder Schritt übergibt Kontext, Verantwortung und messbare Qualität an den nächsten.
- 01
Eingang erkennen
Dateityp, Sprache und Dokumentklasse werden bestimmt.
Definierter Schritt - 02
Inhalte extrahieren
Text, Tabellen und definierte Felder werden ausgelesen.
Definierter Schritt - 03
Daten validieren
Regeln und Referenzdaten prüfen Plausibilität und Vollständigkeit.
Definierter Schritt - 04
Ergebnis übergeben
Strukturierte Daten und Ausnahmen fliessen in den Fachprozess.
Definierter Schritt
Kontrolle bleibt im System.Jede Übergabe ist sichtbar, prüfbar und erweiterbar.
- Daten
- Freigaben
- Protokoll
- Qualität
Wirkung
Messbare Wirkung
Entscheidend ist nicht nur die Erkennung, sondern die Qualität nach der Prüfung.
- ↓Bearbeitungszeit
- Zeit vom Eingang bis zum strukturierten Datensatz.
- ↑Datenqualität
- Vollständige und korrekt validierte Felder.
- ↓Nacharbeit
- Fälle, die manuell korrigiert oder neu erfasst werden müssen.
Grundlagen im KI-Wiki